Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Danse a Tous les Etages

Dans le cadre de l'accroissement de son activité, Danse à tous les étages recherche un.e assistant.e administratif.ve en CDD à temps-plein d'un an.
Sous la responsabilité directe de l'administratrice, en lien étroit avec la directrice et l'équipe permanente, la personne recrutée aura pour mission de contribuer au bon fonctionnement quotidien de la structure en assurant des tâches administratives, logistique et d'accueil.

1. Support administratif et comptable
- Contribution à l'élaboration et au suivi des dossiers de subvention
- Rédaction des bilans et rapports d'activités
- Collecte, et classement (papier et numérique) les pièces administratives (contrats et conventions, pièces justificatives de subventions)
- Contribution à la rédaction des contrats et conventions
- Gestion et suivi des devis et factures en lien avec le cabinet comptable
- Transmission des éléments pour l'établissement des contrats des intermittent-es du spectacle
- Déclaration des droits d'auteur auprès des organismes de perception (SACD, SACEM)
- Participation à la gestion opérationnelle et au suivi comptable de la billetterie

2. Accueil et services généraux
- Gestion des contrats prestataires (assurance, ménage, internet, etc.)
- Suivi des fournitures, commande et maintenance technique
- Gestion du courrier et de la boîte mail générale
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (au bureau et lors d'événements)

3. Soutien organisationnel et logistique
- Organisation de rendez-vous et de réunions : planification, logistique, accueil
- Soutien aux activités : réservations de transport et d'hébergement, recherche de prestataires, suivi des devis

4. Appui aux projets artistiques
- Réception et suivi des demandes d'accueil en résidence, mise à jour des calendriers
- Communication logistique et administrative avec les compagnies accueillies

Poste à pourvoir début septembre 2025.
Candidatures avec CV et lettre de motivation obligatoire

Experience : 12 Mois

Compétences : Classement, archivage, Diplôme de gestion et management des entreprises, Gestion administrative, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Normes rédactionnelles, Planification de réunions, Procédures administratives, Accueillir, orienter, renseigner un public, Améliorer des procédures administratives, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes), Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Classer des documents, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers, Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.), Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Concevoir un devis ou un projet de contrat, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Elaborer des tableaux de bord, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer la communication interne et externe, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer les plannings d'utilisation des équipements, Gérer les réservations et les itinéraires de voyage, Gérer un planning, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser des réunions internes, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Traiter les factures et les rapprochements bancaires, Utiliser les outils numériques, Vérifier les factures et les paiements

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités de soutien au spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.